Excel beginner

Excel Function "Istext"

    วันนี้เรามาทำความรู้จัก function "Istext" กันครับ function นี้เป็น function นึงที่ผมใช้บ่อยเวลา download ข้อมูลมาจากโปรแกรมสำเร็จรูป ERP หรือจากทาง Internet น่ะครับ โดยมากเมื่อ download มา ตัวเลขมักจะออกมาในรูปแบบ text ซึ่งเราไม่สามารถนำไปคำนวณหรือไปใช้กับ function ที่ต้องใช้ตัวเลขได้ต่อเลยนะครับ เพราะโปรแกรมมันถือว่ามันเป็นรูปแบบ text หรือตัวอักษร ช้านจะไม่คำนวณ ใครจะทำไม

ดังนั้น function ที่เราจะเช็คว่า cell ใดๆก็ตามที่เรานำออกมาจากโปรแกรมอื่นเป็น text หรือไม่ก็คือ เจ้า "Istext" นี่แหละ ครับ

=istex("cell ที่เราต้องการตรวจสอบ") ผลที่ออกมาจะเป็น True ถ้า cell นั้นบรรจุ text และ false ถ้าเป็นค่าอื่นที่ไม่ใช่ text ครับ

ตัวอย่างนะครับ

        ในการทำงานของผมนะครับ บางครั้งจำเป็นต้องคำนวณหาพื้นที่ในการเก็บวัตถุดิบที่จะเข้ามาใหม่ โดยที่ต้องคำนวณจากขนาดของกล่องวัตถุดิบเป็น cm แล้วมาปรับเป็น เมตร บ้าง บางครั้ง ก็จาก เมตรไปเป็นคิวบิค หรือลูกบาศเมตร ซึ่งบางครั้งทำสูตรผูกกันไว้เยอะๆก็มีเบลอครับว่า 1 cm เป็นกี่เมตร 100 เมตรเป็นกี่เซน อะไรเงี้ยพอคำนวณมาผิดก็ ship หายกันเลยทีเดียวไม่ชัวร์ว่ามันผิดตรงไหน ก็เลยเอา function "covert" มาฝากกัน
เพราะว่าเป็น function ที่ใช้ในการปรับค่าหน่วยต่างๆให้เราได้อย่างดีทีเดียวครับ

สูตรเป็นอย่างนี้นะครับ (ตรงนี้คุณสามารถดูจาก help ใน microsoft excel ได้เลยนะครับ ผมยืมมานิดส์นึง)
=CONVERT(number,from_unit,to_unit)

number     คือค่าใน from_unit ที่จะแปลง
from_unit    คือหน่วยของตัวเลข
to_unit    คือหน่วยของผลลัพธ์ ซึ่งฟังก์ชัน CONVERT จะยอมรับค่าข้อความต่อไปนี้

น้ำหนักและมวล
กรัม "g"
สลัค (Slug) "sg"
มวลปอนด์ (มาตราชั่ง) "lbm"
U (หน่วยมวลอะตอม) "u"
มวลออนซ์ (มาตราชั่ง) "ozm"

ระยะทาง
เมตร "m"
ไมล์ "mi"
ไมล์ทะเล "Nmi"
นิ้ว "in"
ฟุต "ft"
หลา "yd"
อังสตรอม (Angstrom) "ang"
ไพกา (1/72 นิ้ว) "Pica"

เวลา
ปี "yr"
วัน "day"
ชั่วโมง "hr"
นาที "mn"
วินาที "sec"

แรงดัน
ปาสคาล (Pascal) "Pa"
บรรยากาศ (Atmosphere) "atm"
มม. ปรอท (mm of Mercury) "mmHg"

แรง
นิวตัน "N"
ไดน์ (Dyne) "dyn"
แรงปอนด์ "lbf"

พลังงาน
จูล (Joule) "J"
Erg "e"
แคลอรีของการเปลี่ยนพลังงานความร้อนเป็นพลังงานกล "c"
แคลอรีของ IT "cal"
อิเล็กตรอนโวลต์ (Electron volt) "eV"
แรงม้า-ชั่วโมง (Horsepower-hour) "HPh"
วัตต์-ชั่วโมง (Watt-hour) "Wh"
ฟุต-ปอนด์ (Foot-pound) "flb"
BTU "BTU"

กำลัง
แรงม้า (Horsepower) "HP"
วัตต์ (Watt) "W"

อุณหภูมิ 
องศาเซลเซียส "C"
องศาฟาเรนไฮต์ "F"
องศาเคลวิน "K"

ตัวอย่าง นะครับ
=CONVERT(1.0, "lbm", "kg") แปลง 1 มวลปอนด์ไปเป็นกิโลกรัม (0.453592)
=CONVERT(1,"day","sec") = 86400 วินาที แปลงหน่วยจาก 1 วันไปเป็นวินาที

วันนี้เรามาดู function พื้นๆมากๆ แต่ใช้บ่อยมากๆเช่นกัน function ที่ว่าคือ sum ครับ
ผมเชื่อว่าหลายๆคนใช้เป็นกันอยู่แล้ว ไม่เป็นไรเพื่อคนที่ยังไม่รู้ว่าใช้ยังไงนะครับ
สูตรก็คือ
=Sum(A1,A2,A3)  ถ้าสูตรเป็นแบบนี้หมายความว่า ผลรวม cell A1 - A3 นะครับ
=Sum(A1,A2,A10,A11) ถ้าสูตรเป็นแบบนี้หมายความว่า ผลรวม cell A1,A2 และ A10 กับ A11
=Sum(A1:A35) อันนี้เป็นสูตรแบบช่วง cell คือ ผลรวมตั้งแต่ A1 ถึง A35 
=Sum(A1:A35,A34:A100) อันนี้เป็นสูตรแบบช่วง cell คือ ผลรวมตั้งแต่ A1 ถึง A35 และ A34 ถึง A100

ทำไมเราไม่ใช้ + ล่ะง่ายจะตาย

ใช่ครับการใช้ + แทน function "Sum" เนี่ยง่ายกว่าแต่ถ้ามี cell ใด cell หนึ่ง ที่เราต้องการบวกเกิดมีค่าเป็นตัวหนังสือคือจะทำให้อ่านค่าผลรวมออกมาเป็น #value ทันที่ ซึ่งหมายความว่าเราต้องมาแก้ไขสูตรกันอีกครั้ง แต่จะไม่มีปัญหานี้กับการใช้ function "Sum" ครับ function "Sum" จะทำการบวกและยกเว้นค่าที่ไม่ใช่ตัวเลขโดยที่ยังสามารถหาผลรวมได้เช่นเดิม

คราวนี้ก็มาถึง function ยอดฮิตอย่าง IF บ้าง เจ้าตัว IF เนี่ยเงื่อนไขมันก็ไม่ได้ยุ่งยากอะไรครับ เพราะว่ามันทำหน้่าที่สร้างเงื่อนไขในการแสดงผลให้เราดู เช่น ผมจะไปภูเก็ต ต้องมีเงิน 2000 ถึงจะไปเครื่องบินได้ แต่ดันมีแค่ 500 เลยต้องไปรถบัส ยังงี้น่ะครับ เราก็สร้างเงื่อนไข ตามสูตร If ว่า

สมมติ cell A1 เป็น "เครื่องบิน" cell A2 เป็น "รถบัส" จำนวนเงินที่มีอยู่ cell C1

ทีนี้เราอยากรู้ว่าเรามีตัง 1500 บาท เท่านี้เนี่ยจะได้โดยสารอะไร ก็เอา 1500 ไปใส่ที่ cell C1 
แล้วเราก็ทำสูตรที่ cell C2


=if(c1>=2000,a1,a2) ผลลัพธ์จะออกมาคือ "รถบัส" ครับ


เราสามารถนำ if ไปประยุกต์กับการใช้งานที่ต้องการเงื่อนไขได้มากมายเลยครับ

ผมพึ่งไปเจอ tip เด็ดมา ว่า Excel ก็มีกล้องถ่ายรูปเหมือนกันแถมเป็นเหมือนกล้องวงจรปิดให้เราดูด้วยครับ
ไปที่ toolbar คลิกขวาแล้วเลือก customize จากนั้นเลือก tab "command" ช่องด้านซ้ายเลือกที่ tool ส่วนด้านขวา
ให้หารูปกล้อง จากนั้นให้คลิกค้างแล้วลากมาแปะไว้ที่ Toolbar ของเราเป็นอันเสร็จ

ประโยชน์มันคือ  สมมติว่าเราทำ cell link ข้อมูลไปที่ sheet อื่นแล้วเราต้องเปลี่ยนข้อมูลที่ sheet ต้นทางๆหลายๆข้อมูล
แต่ไม่แน่ใจว่า sheet ปลายทาง update ข้อมูลตามรึเปล่า function camera จะทำหน้าที่ถ่ายรูป sheet ปลายทางไว้เราสามารถเอารูปไปแปะไว้ที่ไหนก็ได้ โดยที่มันสามารถ update ข้อมูลให้เราเห็นที่รูปได้ได้เหมือน sheet ปลายทาง

อันนี้เป็น ฺฺBlog ไปเจอ Tip นี้มาถ้าไม่เข้าใจลองเข้าไปดูครับ ภาค English
Excel Camera function Tip


ตัวอย่าง

















จากนั้นลากไปวางเป็นกรอบตรงไหนก็ได้ 







ทีนี้ลองเปลี่ยนข้อมูลต้นทางจะเห็นว่า
ในกรอบรูปภาพที่วางใหม่เนี่ยเปลี่ยนตามด้วย 

ขอบอกว่า Tip นี้ นี่ สุโค่ยจริงๆ

สำหรับบทความนี้ก็จะว่ากันถึงตัว function "Countif" นะครับ แน่นอนครับประโยชน์ของมันก็ตรงตัวตามที่แปลได้จากภาษอังกฤษ Count คือ นับ ส่วน if คือ ถ้า รวมแล้วก็คือการนับอย่างมีเงื่อนไขนั่นเอง

ตัวอย่างนะครับ (คลิกที่รูปเพื่อดู)











สุตรที่ใช้ก็คือ =COUNTIF($B$3:$G$18,1)
$B$3:$G$18 หมายถึงช่วงข้อมูลที่เราต้องการนับ
1 หมายถึงเงื่อนไขที่ต้องการนับ ในที่นี้เราอยากนับว่ามีเลข 1 กี่ตัวในตาราง
ใส่สูตรเสร็จ ค่าที่ออกมาคือ 12

เห็นมั๊ยครับว่า function นี้ง่า่ยแค่ไหน

Tip ถ้าต้องการนับค่าที่เป็นตัวอักษรให้ใส่เครื่องหมายคำพูดครอบคำไว้นะครับบบบบ
เช่น =countif(A1:A25,"Excel") ก็จะได้ค่าของการนับคำว่า"Excel"

MoomOO''

เรามาดู function ที่มันเกี่ยวกับตัวอักษรบ้างครับ ที่ผมใช้บ่อยก็จะเป็น
แอ่น แอ๊น  มันคือ "&" ครับ จริงแล้วก็ไม่เชิง function นักแต่มันเท่ไม่หยอกเชียวนะครับ ถ้าใช้เป็นเนี่ย

เช่น cell A1 = นาย สมบัติ , ฺB2 = เกิดมาจน  ทีนี้เราอยากให้มันอยู่ cell เดียวกัน ก็ใช้ เจ้า " &" นี่แหละครับ

สูตรเป็นแบบนี้    cell C3   =A1&B2   จะออกมาเป็น นาย สมบัติเกิดมาจน แบบนี้ทันทีครับ
ทีนี้ มันก็ดูไม่งามใช่มะ ผมมีเทคนิคเล็กน้อยนะครับ คือเราจะใส่ช่องว่างโดยการเคาะ space bar 1ที เพื่อเว้นช่องว่าง

ก็จะเป็น  cell C3   =A1&" "&B2 จะออกมาเป็น นาย สมบัติ เกิดมาจน 
ก็จะเป็น  cell C3   =A1&" "&B2 จะออกมาเป็น นาย สมบัติ  เกิดมาจน  ดูดีขึ้นทันตาเลยใช่มั๊ยครับ 


คราวนี้เราก็สามารถประยุกต์ใช้กับงานเอกสารทั่วๆไปได้สบายแล้วครับ

วันนี้เรา update "Sumif" fuction กัน ไอ้ตัว Sumif เนี่ย เอาๆไว้รวมค่าต่างๆตามเงื่อนไขที่เราต้องการใน Excel นะครับ

=sumif("range" ข้อมูลที่ต้องการเอาเงื่อนไขไปเทียบ,"crieria"เงื่อนไขของเรา,"sumrange"แถวที่เราต้องการรวม)

ตัวอย่าง 

Name	Income
Mee	20000
POP	10000
MooMoo'	30000
MooMoo'	23000
Ying	13000
Mee	15000
Ying	45000
MooMoo'	33000

เราต้องการหาว่า MooMoo' เนียเค้ามี Income รวมเท่าไหร่  ก็ใส่สูตร ตามรูปนะครับ
=sumif($B$8:$B$15,"moomoo'",$C$8:$C$15) ก็จะได้ผลลัพธ์ = 86000 โดยที่ sumif จะทำการรวม income ของ MooMoo' ทั้งหมดให้

เท่านี้เราก็สามารบวกค่าที่เราต้องการตามเงื่อนไขได้แล้วนะครับ แล้วก็มีข้อระวังนิดนึงคือ ไม่สามารถใช้เงื่อนไขได้มากกว่า 1 เงื่อนไขนะครับ ถ้าต้องการ 2 เงื่อนหรือมากกกว่าจำเป็นต้องใช้ function อื่นเพิ่มเติมในสูตรครับ

ผมเริ่มที่สูตรที่ผมใช้บ่อยที่สุดนะครับ คือ vlookup , ตัว Function Vlookup นี้ มีหน้าที่หาค่าที่เราต้องโดยการเอาตัวเลขหรือตัวหนังสือใดๆก็ตาม เปรียบเทียบกับตารางฐานข้อมูล โดยที่ตารางฐานข้อมูลต้องมีตัวเปรียบเทียบอยู่ด้านซ้ายเรียงลำดับจากน้อยไปหามากในแนวตั้งและค่าที่เราต้องการหาอยู่ด้านขวาเสมอจะอยู่ column ไหนก็ได้

ตัวอย่าง นะครับ


    สมมติ ค่าที่เราต้องการให้แสดง อยู่ตาราง excel ขวามือ คือ Nitrosyl Chloride เราต้องการรู้ว่ามีค่า Freeze point เท่าไหร่ตามรูปโดยมีฐานข้อมูลเป็นตาราง excel ด้านซ้าย เราก็จะใส่สูตรใน cell H15 ว่า
=VLOOKUP(G15,$B$8:$E$27,3,0)

G15 คือ ค่าที่เราต้องการเอาไปเทียบ คือ Nitrosyl Chloride
$B$8:$E$27 คือ ขอบเขตของตารางข้อมูลที่เราต้องการหาค่าในนั้นซึ่งจะต้องมีค่า Nitrosyl Chloride อยู่แถวใดแถวหนึ่ง
3 คือ column หรือ แถวแนวตั้งนับจากแถวที่เรามีตัวเทียบอยู่ โดยแถวตั้งที่มี ค่า Nitrosyl Chloride นับเป็น 1
0 คือ ค่าที่ระบุให้ตัว function เข้าใจว่าค่าที่ต้องเทียบแล้วเหมือนกันทั้งหมดไม่มีตัวอักขระไหนแตกต่างจึงจะแสดงผล

เสร็จแล้วก็ enter ก็จะได้ค่าตามตารางด้านขวานะครับ

Tip
-ตารางด้านซ้ายที่มีค่าเปรียบเทียบต้องเรียงลำดับจากน้อยไปหามาก
-ตัวขอบเขตข้อมูลตาราง excel มี $ อยู่เป็นการบังคับว่าเมื่อเรา copy สูตรนี้ไปใช้ที่ cell อื่นค่าที่ได้ขอบเขตจะไม่เคลื่อนย้าย
-สามารถกด F4 เพื่อให้มี $ อยู่ในสูตรได้นะครับ
-ถ้าค่าที่เทียบ คือ Nitrosyl Chloride ในตารางซ้ายมีการเคาะ space bar ข้างหลังคำแม้เราจะมองไม่เห็นเพราะมันว่างแต่ว่า สูตรจะอ่านออกว่าไม่เหมือนกัน ทำใไห้ไม่แสดงผลได้นะครับ อันนี้โดนหลอกหลอนกันมาเยอะแล้ว ในกรณีที่ download file ออกมาจากพวกโปรแกรมสำเร็จรูปจะเกิดกรณีนี้ได้

สวัสดีครับ
ในที่สุดผมก็ได้เขียนเกี่ยวกับการใช้ Ms Excel ที่ชอบซะที ผมเองก็เริ่มที่จะชอบเรียนรู้ excel มาประมาณตอนเริ่มงานใหม่ๆหลังจากเรียนจบมาเมือ่ 10 ปี  ที่แล้ว สมัยนั้นตอนเรียน ยังรู้จัก Ms Excel น้อยถึงน้อยที่สุด จริงๆแล้ว อย่าว่าแต่ Excel เลยครับ Computer ยังไม่กระดิกเลย

สมัยนั้นตอนเรียนมีการสอนที่ใช้ computer น้อยมาก ไม่เหมือนสมัยนี้ที่แทบทุกอย่างใช้ computer หมด ก็ได้ที่ทำงานนั่นแหละครับ ทำไปเรียนรู้ไป นานหน่อยแต่ก็ค่อยๆเป็น ค่อยๆไป จนบัดนี้ ก็ยังได้ไม่ถึงครึ่งน่ะครับ 5555 เอาเป็นว่าผมจะเขียนในส่วนที่ผมชอบใช้งานบ่อยๆนะครับ
เป็นข้อๆไป โดยใช้ Excel 2003 เป็นตัวอธิบายนะครับ....... MooMoo'